Workflow automatisering voor het MKB
Minder handwerk. Meer gedaan.
Elke dag dezelfde stappen herhalen kost je team uren. Wij automatiseren die workflows zodat het vanzelf gaat. Sneller, foutloos en zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Wat is workflow automatisering?
Workflow automatisering betekent dat je terugkerende taken laat uitvoeren door software in plaats van door mensen. Denk aan het versturen van een bevestigingsmail na een bestelling. Het aanmaken van een factuur als een project is afgerond. Het toewijzen van een taak aan de juiste medewerker op basis van het type aanvraag.
Het zijn allemaal stappen die je team nu handmatig doet. Kopiëren, plakken, mailen, controleren. Het kost tijd, het gaat soms fout en het is werk waar niemand blij van wordt. Workflow automatisering neemt die stappen over. Je bepaalt de regels, de software voert ze uit.
En het mooie: je hoeft niet je hele bedrijf om te gooien. Je begint met de workflow die het meeste pijn doet. Automatiseer die, bespaar direct uren per week en breid daarna pas uit. Stap voor stap, zonder risico.
Welke workflows automatiseren wij?
Elk bedrijf heeft z'n eigen herhaalde taken. Dit zijn de workflows die we het vaakst automatiseren.
Automatische mails en notificaties
Bevestigingen, herinneringen, statusupdates. Alles wordt automatisch verstuurd op het juiste moment. Geen handmatig mailtje meer.
Documenten genereren
Offertes, facturen, contracten, rapportages. Automatisch gegenereerd vanuit je data, in je eigen huisstijl. Klaar om te versturen.
Taaktoewijzing
Nieuwe aanvraag binnen? Automatisch toegewezen aan de juiste medewerker op basis van type, regio of beschikbaarheid.
Data synchronisatie
Klantgegevens bijgewerkt in je CRM? Automatisch ook aangepast in je boekhouding, je mailinglijst en je klantportaal.
Alerts en escalaties
Factuur te laat betaald? Voorraad onder de grens? SLA bijna verlopen? Automatisch een melding naar de juiste persoon.
Goedkeuringsflows
Offerte boven een bepaald bedrag? Eerst goedkeuring van de manager. Automatisch doorgestuurd, automatisch gelogd.
Handmatig werk vs. geautomatiseerde workflows
- Bevestigingsmail handmatig versturen
- Factuur aanmaken na elke opdracht
- Taken toewijzen via Slack of mondeling
- Gegevens overtypen van systeem naar systeem
- Herinneringen vergeten, deadlines missen
- Mail gaat automatisch na de juiste trigger
- Factuur wordt aangemaakt zonder dat je iets doet
- Taken automatisch bij de juiste persoon
- Data synchroniseert vanzelf, nul fouten
- Alerts sturen zichzelf, je mist niks meer
Het gaat niet om alles in een keer automatiseren. Begin met de workflow die je team het meeste tijd kost en bouw van daaruit verder. Bekijk onze cases voor voorbeelden.
Hoe automatiseren wij jouw workflows?
We beginnen met een inventarisatie. Welke taken herhalen zich dagelijks of wekelijks? Waar gaat het soms fout? Waar verliest je team de meeste tijd? Op basis daarvan bepalen we welke workflow het meest oplevert om te automatiseren.
Regels die jij bepaalt
Wij bouwen de automatisering, jij bepaalt de regels. Wanneer gaat er een mail uit? Wie krijgt een taak? Welke conditie triggert een actie? Alles instelbaar, alles aanpasbaar. En als er iets verandert in je proces, passen we de regels aan.
Onderdeel van een groter systeem
Workflow automatisering staat zelden op zichzelf. Het is vaak onderdeel van bedrijfssoftware, een webapplicatie of een set API koppelingen. Wij bouwen het als onderdeel van het geheel zodat alles samenwerkt.
Meetbaar resultaat
Na elke automatisering meten we het effect. Hoeveel tijd bespaart het? Hoeveel fouten zijn er minder? Met een dashboard maken we dat inzichtelijk zodat je precies weet wat het oplevert.
Projecten met impact
Van ERP-systemen tot klantportalen — dit is wat we samen met onze klanten hebben gebouwd.
Acomo
Nieuwe website en bedrijfsapplicatie voor Acomo met offertes, klantaanvragen, urenregistratie en facturatie in een systeem.
Bekijk case
Van Veluw Compressoren
Nieuwe WordPress website voor Van Veluw Compressoren ter vervanging van hun verouderde site van meer dan 10 jaar oud.
Bekijk case
RLLY
Complete WooCommerce webshop met koppeling aan de eigen RLLY app voor automatische productdata
Bekijk case
Van Mourik Verhuur
Op maat gemaakte planning tool voor Van Mourik Verhuur waarmee orders en verhuur van hoogwerkers overzichtelijk in een agenda worden beheerd.
Bekijk case
Fletcher Hotels
Doorlopend onderhoud, updates en doorontwikkeling van meerdere WordPress websites voor Fletcher Hotels.
Bekijk case
Edunakho
Drie websites, een centrale leadmanagement applicatie en een interactieve schoolkeuze-quiz voor Edunakho.
Bekijk case
Verrassend Valencia
Nieuwe website voor Verrassend Valencia plus visuele upgrade van meer dan 9 neven-websites.
Bekijk case
Lingevlees
Compleet ERP systeem op maat voor Lingevlees waarmee offertes, orders, facturen en voorraad centraal worden beheerd.
Bekijk case
Autobedrijf Karel Hardeman
Nieuwe website voor Autobedrijf Karel Hardeman met automatische voertuigkoppeling via VWE voor centraal voorraadbeheer.
Bekijk case
MH Scheiden
Laravel klantportaal voor MH Scheiden waarmee cliënten documenten uploaden, hun proces volgen en dossiers centraal beheerd worden.
Bekijk caseWat onze klanten zeggen
Van startende ondernemers tot gevestigde MKB-bedrijven — dit is wat zij ervaren na een samenwerking met Gradify.
Zeer tevreden met het werk van Tom, zeer vakkundig en deskundig. Werkt oplossingsgericht, transparant en denkt graag mee.
Eerlijk en goed advies!
Tom heeft onze website gebouwd en zorgt ervoor dat alles altijd up-to-date blijft. Wat wij vooral waarderen is zijn eerlijkheid en betrouwbaarheid. Hij neemt de tijd om alles duidelijk uit te leggen en betrekt je volledig bij het proces. Fijn samenwerken met iemand die echt met je meedenkt!
Heel blij met Gradify! Tom heeft een paar handige applicaties toegevoegd, onze online vindbaarheid verbeterd en is altijd bereikbaar voor kleine IT-vragen. Fijne samenwerking, geen gedoe, denkt goed met je mee op basis van zijn kennis en kunde.
Tom heeft voor ons een portaal ontwikkeld dat ons enorm veel tijd bespaart in het dagelijkse werk. De samenwerking verliep prettig: hij denkt mee, werkt snel en levert precies wat je nodig hebt. Het portaal is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en sluit goed aan op onze processen. Zeker een aanrader als je efficiënter wilt werken en een betrouwbare partner zoekt.
Tom heeft het volledige pakket van branding tot webdesign voor mijn bedrijf Herbier fantastisch verzorgd. Alles is soepel verlopen en zeer professioneel uitgevoerd voor een mooie prijs. Ik kan Tom zeker aanbevelen.
Gradify, Tom Jansen, heeft een mooie nieuwe website voor ons gemaakt. Ze hebben verstand van zaken houden zich aan de afspraken! Ook de benodigde nazorg wordt netjes afgehandeld!
S nelle en adequate service. Tom heeft veel aanpassingen aan de site van Huisartsenhulp gedaan en wij zijn uitermate tevreden!
Altijd prettig samenwerken met Tom! Goede en snelle communicatie en heeft altijd een oplossing voor technische uitdagingen.
Superfijne samenwerking met Tom. Mooie website opgeleverd en altijd goed contact gehad!
Tom, is zeer flexibel, en klant gericht. En komt met verassende goede oplossingen!
Super mooie website gemaakt, goed contact gehouden en mooi afgewerkt en dat voor een keurige prijs.
Tom van Gradify heeft onze prachtige nieuwe website gemaakt. Het was een groot project met veel specifieke wensen vanuit ons, maar hij heeft het top gedaan! Ook kleinere aanpassingen later heeft hij snel aangepast en we zijn super blij met het resultaat!
Super service! Zeer transparant, handelt snel, goed bereikbaar.
Tom heeft ons geholpen met het opzetten van de nieuwe website. Voordat we begonnen hadden we nog helemaal niks, geen huisstijl, geen content. Tom heeft ons zeer prettig gedurende dit proces geholpen. Wij zijn erg tevreden met het resultaat!
Zeer tevreden over Tom zijn werk, erg bekwaam en veel verstand van zaken. Werkt oplossingsgericht, transparant en denkt graag mee. Ik raad een ieder aan een website te laten maken door Tom.
Fantastisch bedrijf, flexibel en professioneel.
Tom heeft voor onze bedrijven 2 websites gemaakt, zijn er zeer tevreden over. Samen in overleg een mooi resultaat.
Uitstekende hulp en advies gekregen vanuit Gradify bij de ontwikkeling van een website. Proffesionele en hard werkende eigenaar die een hart voor de zaak heeft en uitstekend met zijn klanten omgaat. Helemaal top!
Korte lijnen en proactief bedrijf.
Een vakkundige developer met uitgebreide kennis van zijn vakgebied.
Heeft onze website weer in de lucht gekregen. Super blij. Het was niet gemakkelijk ;)
Snel, professioneel en keurig uitgevoerd.
Tom has been a great support in web development and writing the code. He is upfront about what he can deliver and good advice has been a tremendous help. We look forward to collaborating again in the future!
Gradify knows how to bring a vision to life. Trustworthy, extra mile, dedication, knowledgeable and fun to work with, comes to mind when describing Tom. I am very happy to recommend Gradify.
Zeer tevreden met het werk van Tom, zeer vakkundig en deskundig. Werkt oplossingsgericht, transparant en denkt graag mee.
Eerlijk en goed advies!
Tom heeft onze website gebouwd en zorgt ervoor dat alles altijd up-to-date blijft. Wat wij vooral waarderen is zijn eerlijkheid en betrouwbaarheid. Hij neemt de tijd om alles duidelijk uit te leggen en betrekt je volledig bij het proces. Fijn samenwerken met iemand die echt met je meedenkt!
Heel blij met Gradify! Tom heeft een paar handige applicaties toegevoegd, onze online vindbaarheid verbeterd en is altijd bereikbaar voor kleine IT-vragen. Fijne samenwerking, geen gedoe, denkt goed met je mee op basis van zijn kennis en kunde.
Tom heeft voor ons een portaal ontwikkeld dat ons enorm veel tijd bespaart in het dagelijkse werk. De samenwerking verliep prettig: hij denkt mee, werkt snel en levert precies wat je nodig hebt. Het portaal is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en sluit goed aan op onze processen. Zeker een aanrader als je efficiënter wilt werken en een betrouwbare partner zoekt.
Tom heeft het volledige pakket van branding tot webdesign voor mijn bedrijf Herbier fantastisch verzorgd. Alles is soepel verlopen en zeer professioneel uitgevoerd voor een mooie prijs. Ik kan Tom zeker aanbevelen.
Gradify, Tom Jansen, heeft een mooie nieuwe website voor ons gemaakt. Ze hebben verstand van zaken houden zich aan de afspraken! Ook de benodigde nazorg wordt netjes afgehandeld!
S nelle en adequate service. Tom heeft veel aanpassingen aan de site van Huisartsenhulp gedaan en wij zijn uitermate tevreden!
Altijd prettig samenwerken met Tom! Goede en snelle communicatie en heeft altijd een oplossing voor technische uitdagingen.
Superfijne samenwerking met Tom. Mooie website opgeleverd en altijd goed contact gehad!
Tom, is zeer flexibel, en klant gericht. En komt met verassende goede oplossingen!
Super mooie website gemaakt, goed contact gehouden en mooi afgewerkt en dat voor een keurige prijs.
Tom van Gradify heeft onze prachtige nieuwe website gemaakt. Het was een groot project met veel specifieke wensen vanuit ons, maar hij heeft het top gedaan! Ook kleinere aanpassingen later heeft hij snel aangepast en we zijn super blij met het resultaat!
Super service! Zeer transparant, handelt snel, goed bereikbaar.
Tom heeft ons geholpen met het opzetten van de nieuwe website. Voordat we begonnen hadden we nog helemaal niks, geen huisstijl, geen content. Tom heeft ons zeer prettig gedurende dit proces geholpen. Wij zijn erg tevreden met het resultaat!
Zeer tevreden over Tom zijn werk, erg bekwaam en veel verstand van zaken. Werkt oplossingsgericht, transparant en denkt graag mee. Ik raad een ieder aan een website te laten maken door Tom.
Fantastisch bedrijf, flexibel en professioneel.
Tom heeft voor onze bedrijven 2 websites gemaakt, zijn er zeer tevreden over. Samen in overleg een mooi resultaat.
Uitstekende hulp en advies gekregen vanuit Gradify bij de ontwikkeling van een website. Proffesionele en hard werkende eigenaar die een hart voor de zaak heeft en uitstekend met zijn klanten omgaat. Helemaal top!
Korte lijnen en proactief bedrijf.
Een vakkundige developer met uitgebreide kennis van zijn vakgebied.
Heeft onze website weer in de lucht gekregen. Super blij. Het was niet gemakkelijk ;)
Snel, professioneel en keurig uitgevoerd.
Tom has been a great support in web development and writing the code. He is upfront about what he can deliver and good advice has been a tremendous help. We look forward to collaborating again in the future!
Gradify knows how to bring a vision to life. Trustworthy, extra mile, dedication, knowledgeable and fun to work with, comes to mind when describing Tom. I am very happy to recommend Gradify.
Veelgestelde vragen over workflow automatisering
De vragen die we het vaakst krijgen van bedrijven die hun processen slimmer willen inrichten.
Dat hangt af van de complexiteit van de workflow. Een simpele automatisering kan al vanaf een paar honderd euro. Complexere flows met meerdere systemen en condities zitten hoger. We geven altijd vooraf een vaste prijs.
Voor simpele dingen wel. Maar Zapier en Make hebben limieten: beperkte logica, kosten per taak die oplopen en afhankelijkheid van een derde partij. Bij maatwerk automatisering heb je volledige controle, geen maandelijkse kosten en geen limiet op het aantal acties.
Een simpele automatisering kan in een paar dagen klaar zijn. Complexere workflows met meerdere stappen en systemen duren een tot twee weken. We testen altijd met je echte data voordat het live gaat.
We bouwen foutafhandeling in elke automatisering. Mislukte acties worden gelogd en automatisch opnieuw geprobeerd. Je krijgt een melding als er iets je aandacht nodig heeft. Niks gaat stilletjes verloren.
Nee. Workflow automatisering werkt juist met je bestaande systemen. We verbinden wat je al hebt en automatiseren de stappen ertussen. Je hoeft niks te vervangen, alleen het handwerk te elimineren.
Dat verschilt per situatie. Maar de meeste klanten besparen minimaal vijf tot tien uur per week. Bij sommige bedrijven is het twintig uur of meer. Het hangt af van hoeveel handmatig werk je nu doet en hoeveel daarvan te automatiseren is.
Gerelateerde diensten
Workflow automatisering is het krachtigst in combinatie met deze oplossingen.
Maatwerk software
Automatisering is vaak onderdeel van een breder maatwerk softwaretraject.
API koppelingen
Automatisering begint bij koppelingen. Systemen verbinden zodat acties automatisch volgen.
Webapplicatie laten maken
Bouw een centrale webapp om al je geautomatiseerde workflows te beheren en monitoren.
Zullen we eens sparren over jouw idee?
Heb je een idee voor een app maar geen plan? Wil je dat iemand meekijkt naar hoe je systemen nu werken en wat er beter kan? Of merk je gewoon dat er te veel handwerk in je bedrijf zit, maar weet je niet waar je moet beginnen?
Vertel ons wat je voor ogen hebt — wij komen met een plan. Vrijblijvend, maar wel concreet. Van eerste gesprek tot oplevering.